Synchroniser votre système RH
Pourquoi connecter son SIRH
La synchronisation avec votre SIRH permet d'automatiser un grand nombre de tâches qui vous prennent du temps au quotidien tel que : la gestion de vos arrivées et départs, de vos équipes et des équipements que vous leur fournissez.
Elle permet de transmettre à Primo :
- les informations collaborateurs dont vous allez avoir besoin dans la gestion de votre flotte (installation du MDM, livraison d'équipements chez les collaborateurs, etc.),
- les informations concernant les arrivées et départs de collaborateurs à venir dès qu'ils sont saisis dans le SIRH, pour vous permettre d'anticiper
Les SIRH pouvant être connectés à Primo
Primo se connecte au SIRH les plus utilisés par les entreprises :
La connexion entre votre SIRH et Primo se fait à l'aide de Kombo.dev. Kombo est un outil qui propose des API unifiées qui authentifient, normalisent et synchronisent les données entre les fournisseurs d'API afin que les SaaS (Primo) puissent facilement proposer plusieurs intégrations (SIRH) à leurs utilisateurs finaux (vous).
Utiliser Primo sans connecter son SIRH
Il est tout à fait possible d'utiliser Primo si vous n'avez pas de SIRH, si votre SIRH ne fait pas partie de la liste ci-dessus ou si vous ne souhaitez pas le connecter. Il vous suffira d'importer la liste des collaborateurs et les informations associées à chacun.
Sécurité et confidentialité des données
Récapitulatif des données récupérées par Primo
Le détail des informations récupérées par Kombo au moment de la connexion avec votre SIRH vous est décliné avant que vous connectiez votre SIRH. Vous avez la main pour sélectionner la lecture ou non de certaines d'entre elles.
| Donnée lue par Primo | Objet à autoriser dans le SIRH | Pourquoi |
|---|---|---|
| Prénom, nom, email, téléphone | Objet "employé" | Pour créer l'employé, pouvoir le tenir au courant des commandes et l'enregistrer dans le MDM |
| Adresse postale | Objet "employe" | Pour pouvoir envoyer facilement de l'équipement à l'employé |
| Poste, team, manager | Objet "employé" ou "équipe" | Pour pouvoir appliquer certains réglages ou autorisations par équipe |
| Date d'arrivée et date de départ | Objet "contrat" | Pour pouvoir anticiper les onboardings et les offboardings |
Politique de RGPD et de traitement des données
Pour toute information relative à la conformité au RGPD de Kombo, veuillez vous référer à leur site web et notamment leur privacy policy.
Mode d'emploi
Connecter son SIRH à Primo
La connexion de votre SIRH se fait depuis les Settings de votre cockpit Primo : cliquez sur "Connect" puis suivez les étapes de connexion décrites.
Une fois la connexion faite, la synchronisation s'active et les collaborateurs apparaissent dans votre onglet “Employees”.
Une fois la connexion établie
- Fréquence de mise à jour des informations dans Primo : les informations présentent dans le SIRH s'actualise 2 fois par jour dans Primo. Ce qui signifie que les modifications d'informations dans le SIRH ou la saisie de nouvelles arrivées ou départs se répercutera en fin de matinée ou en fin d'après-midi dans Primo.
- Gestion des collaborateurs qui ne font pas partie de la société : la connexion avec le SIRH peut faire apparaître dans vos collaborateurs importés dans Primo des collaborateurs ne faisant pas partie de vos équipes (consultants externes, freelances, comptables, administrateurs du SIRH, etc). Si vous ne souhaitez pas fournir d'équipement à ces personnes et que vous ne souhaitez pas les voir apparaître dans les collaborateurs gérés dans Primo, vous pouvez les masquer depuis votre onglet ”Employees”. Cliquez sur le collaborateur puis sur "Hide". Cette action est irréversible et fera disparaître le collaborateur de votre liste sur Primo (mais pas de votre SIRH).
Cas particuliers
Particularités liées à Payfit
Lors de la connexion Payfit x Primo, il se peut que le compte que vous souhaitez connecter apparaisse grisé. Si c'est le cas, cela signifie que vous n'êtes pas connecté avec votre compte administrateur ou que vous n'avez pas le rôle administrateur vous permettant d'effectuer cette action. Changez de compte afin de vous connecter sur vos comptes administrateur ou demandez à votre administrateur de vous donner les droits ou de gérer la connexion à Primo directement.
Particularités liées à Lucca
La connexion Lucca x Primo demande l'activation de critères dans vos paramètres Lucca afin de faire apparaître les onboardings et offboardings dans Primo. Pour cela vous devez :
- Vous rendre sur votre compte administrateur Lucca > Settings > Clés API
- Accéder à l'espace dédié à la modification des droits associés à la clé API
- Cocher "Voir les futurs employés" et "Voir les employés partis". Ces champs vous permettront de faire redescendre dans Primo les onboardings et offboardings à venir.
Importer des employés sans connecter un système RH
La connexion du SIRH n'est pas une condition à l'utilisation de Primo !
Informations générales
Si vous n'utilisez pas de SIRH, ne souhaitez pas le connecter ou qu'il ne fait pas partie de la liste des connexions que vous pouvez retrouver ici, vous pouvez importer vos collaborateurs via un fichier CSV.
Notez qu'en important vos collaborateurs, il sera nécessaire de saisir manuellement les arrivées et départ de vos collaborateurs dans Primo.
Mode d'emploi
Voici les informations que vous allez pouvoir importer sur Primo et celles que doit contenir votre fichier CSV pour correctement importer les collaborateurs sont :
- Prénom *
- Nom *
- Mail professionel *
- Mail perso (optionnel)
- Numéro de téléphone (optionnel)
- Equipe (optionnel)
- Intitulé de poste (optionnel)
Vous trouverez en bas de cette page un template que vous pouvez télécharger et compléter pour vous aider dans l'import de vos collaborateurs.
L'import de vos collaborateurs se réalise depuis vos Settings :
- cliquez sur "Uploard CSV ou Employees"
- sélectionnez le fichier que vous souhaitez importer
- faites matcher les intitulés de Primo avec ceux de votre fichier
- vérifiez les informations et importez
